Zarządzanie czasem: pracuj krócej, ale mądrzej

Badania wskazują, że Polacy to naród pracoholików. Według GUS-u 3/4 z nas spędza w pracy więcej niż 40 godzin tygodniowo. Czy to się przekłada na wyniki? No, niespecjalnie. Jesteśmy przepracowani, zmęczeni, nieefektywni.

Jeżeli łapiesz się na tym, że już kolejny raz rezygnujesz ze spotkania z przyjaciółkami, bo musiałaś zostać w pracy, a w dodatku zamiast satysfakcji zaczynasz mieć objawy przemęczenia i nerwicy – czas działać. Nasz cel: w ciągu 8 godzin zrobić wszystko, co do nas należy, wyjść z pracy o normalnej godzinie i jeszcze mieć energię na własne sprawy.

Zrób dobry plan

Wyrobienie sobie nawyku planowania jest trudne. Bo na przykład nikt nie uczy tego w szkołach, co jest błędem. Jasne, czytamy często w poradnikach, że tak trzeba robić. I co? Ile z nas rzeczywiście planuje dzień czy tydzień? „Zainwestowanie dwóch godzin w tygodniu na zrobienie planu pomoże Ci zaoszczędzić pięć godzin w następnym tygodniu” – twierdzi David Allen, autor książki „Getting Things Done”, czyli sztuki bezstresowej efektywności.

Jak to zrobić? Po pierwsze – priorytety. Ustal, co musisz zrobić w następnym tygodniu, dzieląc zadania na ważne i mniej ważne; koniecznie określ sobie termin zakończenia czynności. To bardzo istotne, bo z prawa Parkinsona wiemy, że „Praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu wyznaczonego do jej wykonania”. Jeżeli nie wyznaczysz sobie sama deadline’u, praca będzie trwała wieki.

Dieta informacyjna

Wiemy, że śmieciowe jedzenie napycha i truje, a nie odżywia. To samo można powiedzieć o tysiącach informacji z internetu, którymi codziennie napychamy sobie głowę. Trudno tu o dokładne statystyki (ludzie jakoś niechętnie się przyznają, nawet sami przed sobą), ale z wielu badań wynika, że przeciętny pracownik co 15 minut robi sobie przerwę, żeby zajrzeć na FB albo na inne ulubione strony.

Oznacza to , że przez 1/3 czasu przeznaczonego na pracę dowiadujemy się o rzeczach, które są kompletnie bez znaczenia. To rodzaj szkodliwego uzależnienia: zacznij myśleć o tym jak o hamburgerach czy o frytkach.

Naucz się odpoczywać

Nikt nie jest w stanie spędzić efektywnie ośmiu godzin na wytężonej pracy. Dlatego, jak radzi Miłosz Brzeziński, pamiętaj o zasadzie: na najważniejsze zadania przeznacz 60% czasu pracy. Pozostałe 40% i tak Ci zajmą rzeczy, które pojawią się nieoczekiwanie. Ale musisz też pamiętać o chwili odpoczynku: to jest potrzebne do higieny psychicznej.

I nie łącz jednego z drugim. Przeglądanie Allegro w czasie, w którym wiesz, że powinnaś pracować, nie jest odpoczynkiem. Zjedzenie lunchu przy komputerze, gdy drugą ręką robisz raport, nie jest odpoczynkiem. Zaplanowana przerwa – 30 minut na spokojne zjedzenie sałatki i popatrzenie w okno w miejscu, w którym nikt Ci nie truje – to jest odpoczynek. I wyłącz służbowy telefon w piątek po pracy.

Nie bądź taka miła – szanuj swój czas

To syndrom wielu kobiet. Chcemy być miłe i pomocne: w efekcie tracimy własny czas na robienie różnych rzeczy za innych ludzi. Koniec z tym. To oczywiście nie znaczy, że masz przestać być miła, ale po prostu nie daj się wykorzystywać rozmaitym manipulantom. Zwłaszcza kiedy wiesz, że sami mogą to zrobić.

Miłosz Brzeziński w swojej książce „Pracować i nie zwariować” radzi w takich sytuacjach spojrzeć delikwentowi prosto w oczy i powiedzieć: „Jesteś jednym z najbystrzejszych ludzi w tej firmie, sama chciałabym umieć to robić tak jak ty”. A jeżeli ktoś naprawdę nie potrafi ? Pokaż mu, jak to zrobić, przypilnuj, żeby zrobił to samo przy Tobie i na koniec zapytaj, czy ma jeszcze jakieś pytania. I zakończ sprawę.

Odkładanie na później pożera energię

Praca jest częścią Twojego życia. Problemy w pracy męczą Cię w domu i odwrotnie. Planując zadania w pracy, nie możesz zapomnieć o swoich życiowych priorytetach. Jednym z największych pochłaniaczy energii psychicznej są rzeczy odkładane na później.

Nie masz głowy zadzwonić do chorej ciotki, załatwić umowy na wywóz śmieci czy aneksu do umowy w banku. Odsuwasz to na później. A problem siedzi Ci z tyłu głowy, męczy, rodzi wyrzuty sumienia i nie pozwala należycie skupić się na pracy. Ustal sobie jeden dzień w tygodniu – na przykład środę – na czyszczenie różnych prywatnych spraw. Zobaczysz, jaką ulgę to przyniesie i jaki zastrzyk nowej energii dostaniesz w czwartek rano.

Na kolejnej stronie czekają na Ciebie 4 proste patenty, aby zdążyć ze wszystkim.

4 proste metody, aby zdążyć ze wszystkim

Nie musisz mieć superaplikacji do zarządzania czasem. W większości przypadków sprawdzają się notes i długopis.

1. Rób remanent (najlepiej w każdy piątek)

Nic Ci nie przyjdzie z robienia tygodniowych planów, jeżeli wcześniej nie zrobisz podsumowania planów z zeszłego tygodnia. Odhacz rzeczy zrealizowane, przenieś na kolejny tydzień sprawy niedokończone. Zastanów się, na ile realistyczne są Twoje plany, a na ile działało myślenie życzeniowe. Wymyśl sobie jakąś nagrodę za 80% planu.

2. Nie bierz za dużo na siebie (20% Twoich działań przynosi 80% rezultatów)

To słynna zasada Pareto, która na ogół sprawdza się w naszej pracy: 20% klientów przynosi 80% dochodu itd. Tylko kilka zasadniczych zadań decyduje o naszych wynikach w pracy. To jest dobry punkt wyjścia, żeby przeanalizować swoje sprawy pod kątem priorytetów. Co jest ważne i warte zainwestowania Twojej maksymalnej energii, a co możesz sobie odpuścić, na przykład coś komuś podzlecić.

3. Zapisuj swoje pomysły (szkoda tracić czas na ponowne ich wymyślanie)

Najlepsze pomysły przychodzą nam zwykle do głowy, kiedy umysł błądzi swobodnie, a nie wtedy, kiedy wytężamy się, żeby coś wymyślić. Czyli w tramwaju, w samochodzie, po przebudzeniu, na spacerze, na siłowni. Miej zawsze pod ręką notes, aby móc je zapisać. Zobacz też, nasze 4 proste metody na rozwijanie swojej kreatywności.

4. Naucz się w końcu mówić „nie” (bez wykrętów)

Są sytuacje, kiedy naprawdę trzeba komuś pomóc albo w firmie jest sytuacja „wszystkie ręce na pokład”. Trzeba to trzeba – stan alarmowy, wszyscy to rozumieją. Ale kiedy masz świadomość, że ktoś Cię wykorzystuje, lepiej to przerwij, zanim ten ktoś się przyzwyczai. Zasada jest taka: nie mówisz „Nie mogę”, bo to sugeruje, że istnieje coś, co nie pozwala Ci wykonać tego zadania. Zdanie: „Nie pomogę Ci, bo sama mam dużo własnych zajęć”, powinno kończyć sprawę. I zawsze mów to prosto w oczy.

Jeśli kochasz swoją pracę i chcesz piąć się po szczeblach kariery, koniecznie przeczytaj: 12 pomysłów na to, jak odnieść sukces w pracy.

Tekst: Beata Dżugaj

WH 02/2013