Zarządzanie czasem – efektywne metody organizacji pracy i obowiązków

1. Ustal priorytety

Ustalenie priorytetów to naprawdę podstawowa sprawa, jeżeli chodzi o efektywne zarządzanie czasem. Nim rozpoczniesz planowanie dnia/tygodnia/miesiąca zastanów się, które sprawy są dla Ciebie najważniejsze.

Wykonuj je – w miarę możliwości – w pierwszej kolejności. Jeśli są to zadania skomplikowane, rozpisuj je na etapy. Ponieważ prokrastynacja to choroba naszych czasów, sama wyznaczaj sobie kolejne deadlline’y - inaczej znów może się okazać, że zostawiłaś wszystko na ostatnią chwilę.

2. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem

Tak oczywiste, tak skuteczne. Jeśli nie chcesz zapomnieć o czekającej Cię wizycie u lekarza i zbliżających się urodzinach koleżanki z pracy, notuj wszystko w kalendarzu. Metoda ta ma jeden minus – jeśli nie zaglądasz do kalendarza regularnie, nie zadziała.

Jeśli jednak wyrobisz w sobie nawyk codziennego zaglądania do planera (najlepiej rób to rano i wieczorem), będziesz zawsze wiedziała, co cię czeka w najbliższym czasie.

Wybierając kalendarz, postaw na taki, w którym znajdzie się miejsce na notatki (najlepiej kup taki z rozkładem dziennym, czyli jeden dzienz ajmuje w kalendarzu jedną stronę). Dokup kilka kolorowych cienkopisów, żeby odróżnić prywatne obowiązki od zawodowych lub oznaczyć szczególnie ważne wydarzenia. Wersja dla wygodnickich: kalendarz Googla w Twoim telefonie, który możesz mieć zawsze przy sobie.

3. Pomodoro - technika efektywnej nauki i pracy

O tej wloskiej technice efektywnej nauki już pisałyśmy, ale przypomnijmy jeszcze raz, bo naprawdę warto. Najpierw zastanów się, jakie zadania masz do wykonania (np. przygotowanie raportu miesięcznego dla szefa). Potem zastanów się, ile mniej więcej czasu potrzebujesz na jego wykonanie i podziel je na etapy.

W technice pomodoro operuje się 25-minutowymi blokami pracy (tzw. pomodoro) i 5-minutowymi przerwami. Spisz listę zadań z podziałem na pomidory (np. w ciągu 1 pomodoro napiszę 1 część raportu).

Przygotuj dowolny czasomierz. Najlepiej budzik, bo będzie Ci sygnalizował koniec pomodoro dźwiękiem. Jeżeli korzystasz z telefonu, ustaw na nim alarm lub ściągnij aplikację (np. Mechaniczny Pomidor). W ten sposób unikniesz ciągłego zerkania na wyświetlacz.

4. Deleguj zadania

Polki mają za dużo na głowie. Dlaczego tak się dzieje? Z badań jasno wynika, że kobiety wykonują o wiele więcej prac domowych niż mężczyźni. Sposób na odciążenie od obowiązków jest jeden – podzielenie ich z partnerem lub – jeśli mowa o pracy – ze współpracownikami.

Oczywiście, jeśli tylko masz taką możliwość, staraj się część zadań delegować na zewnątrz, zatrudniając podwykonawców lub pomoc domową.

ZOBACZ TEŻ: Czy zachowanie równowagi między życiem zawodowym a osobistym jest możliwe?