Efektywna praca – jak pozbyć się przeszkadzajek

Prawdopodobnie codziennie rano zrywasz się z łóżka, żeby dotrzeć do miejsca, które zostało stworzone tylko po to, abyś mogła jak najskuteczniej wykonywać swoje obowiązki. Problem polega na tym, że biura już dawno przestały spełniać swoją funkcję. Są głośne, zatłoczone i pełne rozpraszających kolegów. Na szczęście istnieją sposoby pozwalające odzyskać stracony czas.

Jak sprytnie ustawić skrzynkę pocztową

Przechytrz komputer

Nawet jeśli próbujesz się skupić, co kilka minut wyskakuje powiadomienie z tytułem nowej wiadomości. Co robić? Zmienić ustawienia. „Jeśli przyjmę, że co chwila dostajesz nowe wiadomości, za bardzo się nie pomylę. Dlatego po co Ci te migające przypomnienie?” – mówi Maura Thomas z serwisu RegainYourTime.com. Wyłącz je i przestań się rozpraszać.

Uwolnij się od nałogu

Szukasz bardziej stanowczych rozwiązań? Po przyjściu do pracy sprawdź pocztę. Zorientuj się, czy w ostatniej chwili nie odwołano spotkania albo najnowsze informacje ze świata nie zmieniły waszego planu działań, po czym... wyłącz skrzynkę pocztową na 90 minut. „To pozwoli Ci rozpocząć dzień w proaktywny, a nie reaktywny sposób” – mówi psycholog Violetta Nowacka, szefowa poradni SELF Przyjazne Terapie w Poznaniu.

Jak nie tracić czasu w pracy na internet i social media

Zapisz na później

Wystarczy odwiedzić jedną ciekawą stronę, żeby potem z pomocą linków wyruszyć w prawdziwą cyfrową wędrówkę. Aby się przed tym uchronić, najlepiej zapisać interesujący tekst za pomocą aplikacji Pocket. Działa we współpracy z popularnymi aplikacjami (np. z Twitterem) i jest dołączona do najbardziej znanych przeglądarek.

Odpocznij w realu

Obiecanie sobie nagrody za ukończenie jakiegoś zadania to znany sposób na przyspieszenie pracy. Jednak niech to nie będzie np. przeglądanie Instagramu czy szukanie pary na Tinderze. „Nie odpoczniesz należycie, bo praca na komputerze czy wgapianie się w mały ekran komórki aktywuje te same partie mózgu” – mówi Nowacka. Lepiej zrób sobie w tym czasie herbatę.

Mono, a nie multum

Doktor James Hamblin raz w tygodniu radzi zrobić sobie detoks od nadmiaru internetu. Jak wygląda to w jego przypadku? Otwiera tylko jedną zakładkę w przeglądarce. Jeśli chce zmienić stronę, po prostu wpisuje jej adres. Dzięki temu jest przez cały czas skoncentrowany na tym, co czyta lub ogląda. Badania pokazują, że takie podejście pozwala podejmować lepsze decyzje.

Zablokuj dostęp

Masz niczym nieskrępowany pociąg do social mediów? Zainstaluj aplikacje Cold Turkey, LeechBlock lub Freedom, które sprawią, że nagle wszystkie przeszkadzające strony na pewien czas znajdą się poza Twoim zasięgiem.

Jak się nie rozpraszać przez telefon

Nabierz dystansu

Trzymaj komórkę w torebce albo w szafce. „Dzięki temu będziesz musiała się trochę wysilić, aby po nią sięgnąć” - podpowiada psycholog. Rozłąka wyjdzie wam tylko na dobre.

Zrezygnuj z powiadomień

Aplikacje doskonale wiedzą, jak przyciągnąć Twoją uwagę. Wszystkie życia się uzupełniły? Candy Crush z radością Cię o tym poinformuje. Szkoda, że raporty nie mają takiej mocy przyciągania. Co robić? Zablokuj powiadomienia. W końcu i tak przypomni Ci się, że możesz znów grać.

PRZECZYTAJ KONIECZNIE: Pomodoro – technika efektywnego zarządzania czasem.

Hałas, ale jaki?

Istnieje jeszcze jeden powód, poza kofeiną, dla którego w kawiarniach tak dobrze się pracuje. Chodzi mianowicie o szum ekspresów i szmer cichych rozmów. Zdaniem badaczy wzmaga on kreatywność. Jak go odnaleźć w biurze? Wystarczy otworzyć stronę Coffitivity.com – znajdziesz tam za darmo kilka rodzajów szumów.

Jak poradzić sobie ze współpracownikami

Zniknij

Goni Cię termin? Zarezerwuj salę konferencyjną, weź ze sobą lunch i zamknij drzwi. Sama będziesz zdziwiona, jak praca przyspieszy.

Poznaj też sposoby na to jak, przetrwać w open space.

Nie daj sobie wejść na głowę

W trakcie godziny lub dwóch, gdy najlepiej Ci się pracuje, wywieś na drzwiach kartkę z napisem: „Proszę nie przeszkadzać”. „Jeśli będziesz tak robić regularnie, wykształcisz nawyk, który pozwoli Ci łatwiej i szybciej się koncentrować” - mówi Nowacka. Pracujesz w otwartej przestrzeni? Obstaw się kwiatami lub książkami i załóż słuchawki.

Plotkuj

Pracownicy w ankiecie CareerBuilder stwierdzili, że rozmowy niezwiązane z pracą wpływają niekorzystnie na efektywność. Duńscy badacze są odmiennego zdania, bowiem budowanie więzi w zespole przyczynia się do efektywniejszej pracy. Klucz do sukcesu? Po prostu takie dyskusje muszą odbywać się wtedy, kiedy masz na to ochotę i chwilę wolnego.

Jak nie tracić czasu na spotkaniach

Na stojąco

Badania wykazały, że spotkania siedzące trwają o 34% dłużej od tych, w trakcie których się stoi. „Powód jest oczywisty: ludzie nie cierpią stać bez sensu” - mówi Holly Liu, opiekująca się pracownikami w firmie Kabam, która produkuje gry i na co dzień w swojej pracy stosuje takie rozwiązania. Warto spotykać się na stojąco także wtedy, gdy w pobliżu nie ma szefowej. Dlaczego? Okazuje się, że wszyscy członkowie zespołu są wówczas bardziej zaangażowani.

Spotkania, w trakcie których się stoi, trwają znacznie krócej od siedzących.

Do góry nogami

Shane Atchison, szef agencji kreatywnej Possible, w trakcie zebrań wyłącza powiadomienia i zawsze kładzie smartfon ekranem do dołu. „Gdy wszyscy są zaangażowani, jesteście bardziej produktywni, a całe zebranie trwa krócej” - wyjaśnia. Obawiasz się, że ominie Cię naprawdę ważny telefon? Ustal specjalny sygnał dla połączeń, które mogą wymagać natychmiastowej odpowiedzi. Wtedy przepraszasz i wychodzisz z pomieszczenia. W innym wypadku po prostu nie zawracasz sobie głowy komórką.

Zarządzaj swoim czasem

Jeśli to przełożeni organizują zebranie, musisz iść i zachować kamienną twarz, nawet jeśli wiesz, że zmarnujecie kilka dobrych godzin. Co innego, gdy Ty masz wpływ na przebieg spotkania. „Stwórzcie plan dyskusji. Bez niego po prostu będziecie pływać po tematach” – ocenia Carson Tate, partner zarządzający w Working Simply Inc. Po wszystkim dobrze jest rozesłać e-maila z najważniejszymi ustaleniami.

WH 12/2017